Rejestracja uczestników oraz przesyłanie streszczeń odbywa się drogą elektroniczną poprzez formularz umieszczony na stronie internetowej konferencji. Za pomocą tego samego formularza można również zgłaszać postery. Na stronie konferencji udostępniony został również szczegółowy plan zjazdu.
Osoby zainteresowane udziałem w sympozjum do 6 września powinny również uiścić opłatę konferencyjną w wysokości 750 zł (studenci – 450 zł). Kwota ta obejmuje: materiały konferencyjne, przerwy kawowe, obiady, uroczystą kolację, zwiedzanie podziemi rynku oraz spotkanie towarzyskie.
Organizatorami konferencji są: Wydział Geodezji Górniczej i Inżynierii Środowiska AGH, Sekcja Geodezji Satelitarnej Komitetu Badań Kosmicznych i Satelitarnych PAN.